全国規模のセミナー・イベント運営ならお任せください！～セミナー運営準備編（前編）～

はじめまして！入社4年目の営業・鞭馬です。

当社は「総合広告会社」の立ち位置ではあるものの、所謂「広告」というワードから想像されるTVCM、新聞広告、WEB広告のみを扱うわけではありません。

その1つとしてこの記事で紹介するのが、「セミナー運営」です。

当社は官公庁系のセミナー運営事業を多数受託しており、そのノウハウを生かしたセミナー・イベント運営が可能です。
例えば私が担当したのは、ある官公庁から受託した、半年で600回のセミナーを全国規模で開催する案件です。この案件では、運営事務局の立ち上げ～開催日程の策定～開催会場手配～資料の印刷～当日の運営～開催後のアンケート回収・報告まで全てを当社で担いました。

この「セミナー運営準備編」では、セミナー当日に至るまでの動きをご紹介します。

受託してからまず行うのが、「運営事務局」の立ち上げです。

まずは私の所属する営業部のメンバーを中心に全体統括・事業統括に人員を配置し、その後、現場の細かい作業（日程調整や会場手配・印刷手配等）を行う事務員を配置します。
今回の場合、事務員は求人情報サイトを活用しアルバイトとして雇う方をイチから募集しました。

前述したように、当社は官公庁のセミナー開催事業を複数受託しているため、事務局に何名必要なのか、事務員の採用基準等、これまでのノウハウを活かすことで迅速に事務局を立ち上げることができたと感じています。
その後は、事務員の方々と連携しながら細かい調整の日々。

但し、当社は「総合広告会社」ですので、日頃の業務で携わっている制作会社や印刷会社等、協力先がすぐに見つかるのが当社の特徴です。600回の開催で使用する資料や手配先は膨大な数でしたが、協力先がすぐに決定しました。

この点は、イベント人材派遣会社さま等にはない、日頃から多数の協力会社と連携して業務を行っている「総合広告会社」だからこその強みです。

結果的に、各協力会社のお力添えもあり600回の開催のうち、膨大な資料の印刷・手配において一度も大きなミスなく遂行できました。

・・・と、事務局の立ち上げのみで1記事使いましたが、

ここで皆様にお伝えしたいのは、「総合広告会社」であるからこそ迅速かつ円滑な事務局運営ができるという点です。

「セミナー運営」と「総合広告会社」は一見結びつかないワードですが、あらゆるところで当社が「総合広告会社」であることの強みが活かされます。

後編では、

セミナー当日の実際の運営についてご紹介しますので、よろしければ後編も併せてご一読いただけますと幸いです！